В процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждение вступает в отношения с различными контрагентами — организациями, предприятиями, учреждениями, предпринимателями без образования юридического лица, физическими лицами, являющимися и не являющимися сотрудниками учреждения. Для хранения информации о них предназначен справочник Контрагенты.
Справочник используется при ведении аналитического учета по счетам, для которых в плане счетов предусмотрен аналитический учет по субконто вида Контрагенты, а также для выписки первичных документов – платежных поручений, накладных, счетов, счетов-фактур, и т.д.
Справочник может включать неограниченное число уровней иерархии. Это позволяет группировать контрагентов по категориям и быстро их находить. Например, всех покупателей и заказчиков удобно объединить в группу Покупатели, поставщиков и подрядчиков — в группу Поставщики. В отдельную группу с наименованием Налоговая, фонды удобно включить особую категорию контрагентов — бюджеты различных уровней по налогам и сборам, внебюджетные социальные фонды. Также в отдельную группу рекомендуем включить сотрудников учреждения. Кроме того отдельные группы целесообразно создать для предпринимателей без образования юридического лица и физических лиц, не являющихся сотрудниками учреждения.
Работа со списком
Справочник Контрагенты можно открыть с помощью команды Контрагенты меню функций раздела Справочники.
Создание новой группы
Для создания новой группы можно нажать на кнопку Создать новую группу командной панели формы списка Контрагенты.
При вводе новой группы программа предлагает указать наименование группы. Также можно указать, в какую группу должна включаться вновь вводимая группа.
Создание нового элемента
Для создания нового контрагента можно нажать на кнопку Создать командной панели формы списка Контрагенты.
При вводе нового элемента программа предлагает заполнить в режиме диалога реквизиты, в которых будут храниться сведения о контрагенте.
При вводе в справочник нового контрагента ему автоматически присваивается внутренний учетный код.
Заполнение карточки контрагента следует начинать с реквизита Вид контрагента, который может принимать значения:
| Важно Состав реквизитов, описывающих Юридическое лицо, отличается от состава реквизитов, описывающих Физическое лицо. |
После выбора вида контрагента можно выбрать его из списка юридических или физических лиц. В этом случае реквизиты заполняются автоматически из выбранного элемента справочника.
Если контрагент вводится впервые и он отсутствует в списке юридических или физических лиц, то после записи контрагента автоматически появится соответствующее юридическое или физическое лицо.
Примечание. После записи контрагента изменить Вид контрагента (юридическое или физическое лицо) уже невозможно.
Вид контрагента – юридическое лицо.
Тип контрагента – данный реквизит используется при автоматическом определении подстатьи КОСГУ 560, 660, 730 и 830. Выбирается из списка:
Группа контрагентов – классификационная группа справочника Контрагенты.
Обособленное подразделение – флажок, после установки которого становится доступен реквизит Головная организация.
Головная организация – выбирается из справочника Контрагенты.
Наименование – краткое наименование контрагента, удобное с точки зрения его дальнейшего поиска в списке. Данное наименование будет использоваться в различных случаях, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов. Заполняется вручную или выбирается из справочника Юридические лица.
Совет. Рекомендуем выработать правила записи краткого наименования контрагентов, которые позволят устранить повторный ввод контрагента в справочник и обеспечат быстрый поиск.
Официальное наименование – официальное наименование контрагента в том виде, в котором его следует указывать в первичных документах: платежных поручениях, кассовых ордерах, счетах-фактурах и т. д.
После ввода и записи значений реквизита Официальное наименование, а также иных реквизитов на закладках Основные данные и Контактная информация в карточке контрагента, в справочнике Юридические лица появится карточка юридического лица, в которой реквизиты Официальное наименование, а также соответствующие реквизиты на закладках Основные данные и Контактная информация будут заполнены. С другой стороны, если карточка юридического лица в справочнике Юридические лица содержит заполненные реквизиты, то после выбора в справочнике Контрагенты значения Официальное наименование из справочника Юридические лица значения заполненных реквизитов будут скопированы в соответствующие поля карточки контрагента.
Сокращенное наименование – сокращенное официальное наименование контрагента. Может в дальнейшем использоваться при печати первичных документов.
Страна регистрации – страна, в которой зарегистрировано юридическое лицо. Выбирается из справочника Страны мира.
Если юридическое лицо зарегистрировано в иностранном государстве, то для заполнения станут доступны реквизиты Наименование латиницей и Налоговый номер.
После ввода и записи значений реквизита Официальное наименование, а также иных реквизитов в карточке контрагента, в справочнике Юридические лица появится карточка юридического лица, в которой реквизит Официальное наименование и другие реквизиты будут заполнены.
С другой стороны, если карточка юридического лица в справочнике Юридические лица содержит заполненные реквизиты, то после выбора в справочнике Контрагенты значения Наименование из справочника Юридические лица значения заполненных реквизитов будут скопированы в соответствующие поля карточки контрагента.
Группа Реквизиты бюджетополучателя.
Для хозяйственных операций по централизованному или внутриведомственному перемещении финансовых и нефинансовых активов, а также по безвозмездным передачам необходимо указывать:
| Внимание В карточке бюджета должны быть указаны все реквизиты. Указанные реквизиты используются для составления формы 0503125 Справка по консолидируемым расчетам. |
Вид контрагента – Физическое лицо.
Тип контрагента – данный реквизит используется при автоматическом определении подстатьи КОСГУ 560, 660, 730 и 830. Выбирается из списка:
Группа контрагентов – классификационная группа справочника Контрагенты.
ФИО – фамилия, имя и отчество физического лица полностью. Например, Романов Пётр Алексеевич. Данное наименование будет использоваться в различных случаях, например, при выборе контрагента в процессе выписки первичных документов.
После ввода и записи значений реквизита ФИО, а также других реквизитов в карточке контрагента, в справочнике Физические лица появится карточка физического лица, в которой реквизиты ФИО, а также иные реквизиты будут заполнены.
С другой стороны, если карточка физического лица в справочнике Физические лица содержит заполненные реквизиты, то после выбора в справочнике Контрагенты значения ФИО из справочника Физические лица значения заполненных реквизитов будут скопированы в соответствующие поля карточки контрагента.
Страна регистрации – страна, в которой зарегистрировано юридическое лицо. Выбирается из справочника Страны мира.
ИНН – указывается 12-значный ИНН физического лица.
Совет. Рекомендуется указывать ИНН для руководителя и главного бухгалтера учреждения. Это позволит в дальнейшем автоматически вводить ИНН в их налоговые декларации.
СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета, который содержится в Страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования физического лица.
| Важно! ИНН и СНИЛС обязательно следует указывать для физических лиц – получателей государственных (муниципальных) услуг. |
В группе реквизитов Документ, удостоверяющий личность отражаются сведения удостоверения личности:
В группе реквизитов Гражданство вводятся данные о гражданстве. При этом Страна выбирается из справочника Страны мира. В поле Сведения действуют с следует ввести дату. Для физического лица, не имеющего гражданства, устанавливается флаг Лицо без гражданства.
В реквизиты группы Индивидуальный предприниматель, при необходимости, вводятся данные регистрационного свидетельства индивидуального предпринимателя.
Группа реквизитов Адреса, телефоны.
Для контрагента – юридического лица на в данной группе заполняются реквизиты Юридический адрес, Фактический адрес, Телефон и адрес электронной почты Email.
Для ввода адреса следует нажать кнопку выбора в соответствующем поле. На экране появится диалог, в котором адрес можно ввести с помощью заполнения нескольких адресных полей по отдельности. Рекомендуется заполнять адресные поля, выбирая необходимые значения из соответствующих адресных классификаторов.
Примечание. Если необходимо ввести более одного номера телефона или адреса электронной почты, следует добавить в форму соответствующее поле с помощью кнопки Добавить.
Для контрагента – физического лица можно указать Адрес места проживания, Адрес прописки, Адрес для информирования, а также Адрес за пределами России.
Примечание. Если необходимо ввести более одного номера домашнего или рабочего телефона, следует добавить в форму соответствующее поле с помощью кнопки Добавить.
Группа Дополнительная информация
Особенность налогообложения НДС – выбирается из списка:
Также группа Дополнительная информация содержит поля Выдать кому и Получить от кого, в которые следует ввести наименование контрагента соответственно в дательном и родительном падежах. Данные значения будут использоваться для автоматического заполнения полей Выдать кому, Принято от кого в расходных и приходных кассовых ордерах.
Для ввода наименований можно использовать кнопку Заполнить.
Код статуса поставщика (подрядчика, исполнителя) – вручную указывается код статуса поставщика (подрядчика, исполнителя).
Код ОПФ – выбирается из справочника ОКОПФ.
Субъект федерации – выбирается из справочника Субъекты РФ.
Страна места нахождения – выбирается из справочника Страны мира.
Место рождения – указывается место рождения для физических лиц.
После записи карточки контрагента с помощью кнопки Записать объект становятся доступны для просмотра и ввода данных формы Договоры контрагента, а также Банковские и казначейские счета контрагента. Для открытия необходимой формы следует использовать соответствующую команду панели навигации карточки контрагента.